Secondo uno studio della Global Business Travel Association (GBTA) pubblicato a maggio 2021 che ha analizzato le strategie aziendali nel settore Meeting ed eventi a seguito della pandemia, nel 2021 il numero dei meeting di aziende nordamericane tenuti in modalità ibrida potrebbe essersi raddoppiato. Lo studio ha interpellato organizzatori di meeting ed eventi business statunitensi e canadesi. Interessante in questo contesto è che il 71 % degli intervistati abbia indicato di non avere mai tenuto meeting ibridi prima della pandemia.

In Europa il quadro è simile, come mostra il sondaggio commissionato dal fornitore di tecnologie per eventi Cvent e condotto dalla società di ricerca di mercato indipendente Censuswide ad agosto 2021: quasi la metà (46 %) degli intervistati ha indicato di organizzare eventi ibridi. Alla domanda su quale offerta nel luogo dell’evento influisce di più sulla loro decisione, le offerte richieste con maggiore frequenza sono risultate essere sale per riunioni e studi ibridi (30 %) nonché la presenza in loco di personale tecnico e di produzione qualificato (29 %). Al sondaggio hanno partecipato oltre 500 organizzatori di eventi, manager, coordinatori e direttori in Francia, Germania, Italia, Spagna, Gran Bretagna e nei Paesi Bassi.

Dall’indagine è inoltre emersa una certa sicurezza degli organizzatori nel valutare le proprie competenze per lo svolgimento di eventi ibridi. Su una scala da uno a dieci, solo il 2 % si è dato una valutazione pari o inferiore a quattro, il 58 % si è attribuito un punteggio imparziale (compreso tra quattro e sette) e il 40 % ha affermato di ritenersi piuttosto preparato.

Estendere l’interazione personale sul posto attraverso l’esperienza digitale

La difficoltà nell’organizzare eventi ibridi risiede nello strutturare i contenuti in modo tale che, oltre al pubblico presente, anche chi partecipa virtualmente possa sentirsi coinvolto e interagire. Solo così l’evento ibrido trae il meglio dalle due realtà, quella reale e quella virtuale. Nel caso ideale si viene persino a costituire una comunità online che può continuare a interagire anche dopo l’evento. Gli eventi live diventano quindi una preziosa piattaforma nella quale i membri della comunità possono scambiare opinioni faccia a faccia, per poi proseguire le interazioni personali a lungo termine nella rete digitale a prescindere da dove si trovino.

Torna la domanda di luoghi per eventi al di fuori del proprio Paese

Alla domanda sui luoghi in cui gli organizzatori cercano le sedi per gli eventi, almeno il 59 % ha indicato di cercare le location all’estero o sia all’estero che nel proprio Paese. Lo Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB) si è preparato a queste nuove tendenze già nel primo anno della pandemia (2020), concentrandosi di più su nuovi concetti e strumenti per soluzioni ridimensionate, affinate, digitali o ibride. «Anche nel 2021 abbiamo osservato un aumento della domanda di soluzioni ibride», ha affermato Barbra Albrecht, direttrice dello SCIB e membro della direzione di Svizzera Turismo ST. «Con la sua offerta orientata principalmente su eventi e congressi di piccole dimensioni, la Svizzera può trarre molti vantaggi da questa tendenza verso l’ibrido, motivo per cui si sta attrezzando a pieno ritmo per disporre delle tecnologie necessarie.»

Eventi ibridi o totalmente virtuali: la questione del prezzo

Anche se gli eventi ibridi presentano numerosi vantaggi, gli eventi in presenza – su questo sono d’accordo gli addetti ai lavori – rimangono insostituibili per conoscersi personalmente, creare reti, promuovere la fiducia e la creatività e sviluppare nuove idee. Vi è inoltre una discrepanza tra il prezzo che si è disposti a pagare per un evento dal vivo e il prezzo che i partecipanti vogliono pagare per un evento virtuale. ST ad esempio ha tenuto la Giornata Svizzera delle Vacanze che includeva un’ampia offerte di webinar live, gratuitamente per tutti gli interessati, perché a causa della pandemia il più grande incontro del settore in Svizzera si è potuto svolgere solo virtualmente. Nel lungo periodo gli organizzatori dovranno pensare a come monetizzare gli incontri virtuali. Questa sarà una delle maggiori sfide in futuro.