Selon une étude (anglais) publiée en mai 2021 par la Global Business Travel Association (GBTA), qui a examiné les stratégies des entreprises en matière de réunions et d’événements post-pandémie, le nombre de réunions hybrides organisées par les entreprises nord-américaines devrait avoir doublé en 2021. L’étude a interrogé des organisatrices et organisateurs de réunions et d’événements professionnels aux États-Unis et au Canada. Dans ce contexte, il est intéressant de noter que 71% des personnes interrogées ont déclaré n’avoir jamais organisé de réunions hybrides avant la pandémie.

En Europe, la situation est similaire, comme le montre l’enquête (anglais) réalisée en août 2021 par l’institut d’études de marché indépendant Censuswide pour le fournisseur de solution logicielle Cvent: près de la moitié des personnes interrogées (46%) ont indiqué qu’elles organisaient des événements hybrides. L’enquête cherchait également à savoir quelle offre proposée par le lieu événementiel influençait le plus leur décision. La disponibilité de salles de réunion et de studios hybrides (30%) ainsi que la possibilité de bénéficier sur place de compétences techniques et en matière de production audiovisuelle (29%) figuraient parmi les réponses les plus fréquentes. Plus de 500 organisatrices/organisateurs d’événements, managers, coordinatrices/coordinateurs et directrices/directeurs ont participé à l’enquête en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Espagne et au Royaume-Uni.

Le sondage a également révélé que les «event planners» sont plutôt confiants lorsqu’il s’agit d’évaluer leurs capacités à organiser des événements hybrides. Sur une échelle de un à dix, seuls 2% se sont attribué une note égale ou inférieure à quatre, 58% se sont attribué une note neutre (entre quatre et sept) et 40% sont très confiants en leurs capacités.

Compléter l’interaction personnelle sur place par l’expérience digitale

La difficulté des événements hybrides est de concevoir des contenus de manière à ce que, en plus du public présent sur place, l’assistance virtuelle se sente elle aussi impliquée et puisse s’engager. Ce n’est qu’ainsi que l’événement hybride peut offrir le meilleur des deux mondes. Dans l’idéal, il se constitue même une communauté en ligne qui peut continuer à interagir après l’événement. Les événements en direct deviennent alors une précieuse plateforme permettant à la communauté d’échanger en face à face, pour ensuite poursuivre ses interactions personnelles sur le réseau digital, indépendamment du lieu et sur le long terme.

Les lieux événementiels à l’étranger sont à nouveau demandés

Pas moins de 59% des organisatrices/organisateurs ont indiqué rechercher des lieux événementiels à l’étranger ou dans leur pays et à l’étranger. Le Switzerland Convention and Incentive Bureau (SCIB) s’y est préparé dès la première année de la pandémie, en 2020, en se concentrant davantage sur l’élaboration de nouveaux concepts et outils pour l’organisation de petits meetings ciblés, sous forme virtuelle ou hybride. «Nous avons également observé une forte demande pour des solutions hybrides en 2021», explique Barbra Albrecht, directrice du SCIB et membre de la direction de Suisse Tourisme (ST). «La Suisse, avec son offre plutôt orientée vers les petits congrès et événements, peut nettement profiter de la tendance généralisant le recours à la technologie hybride lors de l’organisation d’événements professionnels. La mise à niveau technologique tourne à plein régime en Suisse.»

Le prix, un défi pour les événements hybrides ou 100% virtuels

Même si de nombreux arguments plaident en faveur des événements hybrides, les spécialistes s’accordent à dire que les événements en présentiel demeurent irremplaçables pour faire connaissance en personne, construire des réseaux, gagner la confiance, stimuler la créativité et développer des idées nouvelles. De plus, il existe un écart entre le prix que l’on est prêt à payer pour un événement en présentiel et le prix que l’assistance est prête à payer pour un événement virtuel. ST a par exemple rendu gratuite la participation virtuelle à la Journée Suisse des Vacances, qui proposait une vaste offre de webinaires en direct. En effet, en raison de la pandémie, le plus grand événement de la branche touristique suisse ne pouvait se dérouler que de manière virtuelle. À long terme, les organisatrices et organisateurs vont devoir réfléchir à la manière dont les participations virtuelles peuvent être monétisées. Il s’agit là de l’un des plus grands défis à venir.