Laut einer im Mai 2021 veröffentlichten Studie der Global Business Travel Association (GBTA), die die Unternehmensstrategien im Bereich Meetings und Events als Folge der Pandemie untersuchte, dürfte sich die Zahl der hybrid durchgeführten Meetings von nordamerikanischen Unternehmen im Jahr 2021 verdoppelt haben. Die Studie befragte dazu Planer von Business Meetings und Events aus den USA und Kanada. Interessant in diesem Kontext ist, dass 71 % der Befragten angaben, dass sie vor der Pandemie keine hybriden Meetings durchgeführt hatten.

In Europa sieht das Bild ähnlich aus, wie die vom Technologieanbieter Cvent in Auftrag gegebene und vom unabhängigen Marktforschungsunternehmen Censuswide durchgeführte Umfrage von August 2021 zeigt: Fast die Hälfte (46 %) der Befragten gab an, dass sie hybride Veranstaltungen organisieren. Auf die Frage, welches Angebot am Veranstaltungsort ihre Entscheidung am meisten beeinflussen würde, fanden sich hybride Tagungsräume und Studios (30 %) sowie Produktions- und Technologiekompetenz vor Ort (29 %) unter den am häufigsten nachgefragten Angeboten. An der Befragung nahmen über 500 Veranstaltungsplaner, Manager, Koordinatoren und Direktoren in Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien und Grossbritannien teil.

Die Umfrage ergab ebenfalls, dass die Planerinnen und Planer ziemlich zuversichtlich sind, wenn es darum geht, die Fähigkeiten zur Durchführung von hybriden Events einzuschätzen. Auf einer Skala von eins bis zehn bewerteten sich nur 2 % mit vier oder weniger, 58 % bewerteten sich selbst als neutral (zwischen einer Vier und einer Sieben) und 40 % schätzten sich selbst als sehr zuversichtlich ein.

Persönliche Interaktion vor Ort durch digitale Erfahrung erweitern

Die Schwierigkeit bei hybriden Veranstaltungen liegt darin, Inhalte so zu gestalten, dass sich neben dem live anwesenden Publikum auch die virtuell Teilnehmenden eingebunden fühlen und sich engagieren können. Nur so bietet der hybride Event das Beste aus beiden Welten. Im Idealfall bildet sich sogar eine Online-Gemeinschaft, die auch nach der Veranstaltung weiter interagieren kann. Live-Veranstaltungen werden dann zu einer wertvollen Plattform, auf der sich die Gemeinschaft von Angesicht zu Angesicht austauschen kann, um danach im digitalen Netzwerk die persönlichen Interaktionen ortsunabhängig und langfristig fortzusetzen.

Veranstaltungsorte ausserhalb des eigenen Landes wieder gefragt

Bei der Frage, wo die Planer nach Veranstaltungsorten suchen würden, gaben immerhin 59 % an, dass sie nach Veranstaltungsorten im Ausland oder im In- und Ausland suchen würden. Darauf hat sich das Switzerland Convention und Incentive Bureau bereits im ersten Pandemiejahr 2020 vorbereitet und sich verstärkt auf die Entwicklung neuer Konzepte und Tools für kleine, feine, digitale oder hybride Lösungen konzentriert. «Wir haben 2021 ebenfalls eine erhöhte Nachfrage nach hybriden Lösungen beobachtet», so Barbra Albrecht, Leiterin Switzerland Convention and Incentive Bureau (SCIB) und GL-Mitglied bei Schweiz Tourismus ST. «Die Schweiz mit ihrem eher auf kleinere Kongresse und Events ausgerichteten Angebot kann stark von diesem hybriden Trend profitieren. Die technologische Aufrüstung ist in der Schweiz in vollem Gang.»

Preis als Herausforderung bei hybriden oder rein virtuellen Events

Auch wenn vieles für hybride Veranstaltungen spricht, bleiben Präsenzveranstaltungen, darin sind sich die Fachleute einig, unersetzbar für ein persönliches Kennenlernen, den Aufbau von Netzwerken, die Förderung von Vertrauen und Kreativität sowie die Entwicklung von Neuem. Zudem gibt es eine Diskrepanz zwischen dem Preis, den man für eine Live-Veranstaltung zu zahlen bereit ist, und dem Preis, den die Teilnehmenden für eine virtuelle Veranstaltung zahlen wollen. ST hat beispielsweise den Schweizer Ferientag, inklusive eines grossen Angebots an Live-Webinars, für alle Interessierten kostenlos durchgeführt, weil das grösste Schweizer Branchentreffen wegen der Pandemie ausschliesslich virtuell stattfinden konnte. Auf lange Sicht werden sich Planerinnen und Planer Gedanken machen müssen, wie sich virtuelle Teilnahmen monetarisieren lassen. Dies wird in Zukunft eine der grössten Herausforderungen sein.